Em qualquer empresa, muitas decisões importantes são tomadas nas reuniões.
Mas às vezes esses encontros geram mais problemas que soluções.
O motivo geralmente é a falta de foco e desorganização.
Tirar proveito de cada reunião pode ser um verdadeiro desafio.
Mas então, como fazer reuniões mais produtivas e ter bons resultados?
Acompanhe as dicas e descubra!
1. Identifique os objetivos e necessidades
Você já sabe, a rotina no trabalho toma bastante tempo.
Mas é importante reservar um tempinho para pensar na finalidade das reuniões.
Quando dedicamos um momento para o planejamento das reuniões os resultados são melhores.
Antes de mais nada, defina uma meta e mantenha o foco.
Por exemplo, se o objetivo da reunião é avaliar as oportunidades do mercado, reúna as pessoas mais relevantes para o tema.
Além disso, faça com que os envolvidos se dediquem a tratar apenas desse assunto.
Outras questões que não sejam pertinente ao tema devem ser reservados para outro encontro.
Assim, ninguém perde tempo com conversas aleatórias e assuntos não importantes para o tema principal.
2. Limite o número de participantes
É preciso ter cuidado para que as reuniões não se tornem discussões intermináveis, cansativas e sem objetivos claros.
Uma maneira de evitar problemas é convocar apenas as pessoas necessárias, conforme o tema que será discutido.
Uma sala de reunião cheia pode até dar a sensação de que várias ideias serão lançadas, mas isso nem sempre é verdade.
Na verdade, o excesso de pessoas prejudica a troca de ideias.
Por isso, reflita sobre quem será relevante para cada encontro.
3. Defina o horário e a duração da reunião
Cada discussão gera propostas e reflexões específicas. E isso faz com que o tempo das reuniões variem.
Mesmo assim, é preciso ter foco para contornar essas diferenças. Isso é essencial para evitar o desperdício de tempo.
Portanto, defina um período para a reunião, especificando um horário para o início e término.
Sempre é bom considerar alguns minutos de folga para garantir que todos cheguem a tempo.
Outra dica é pensar no melhor horário. Pense de acordo com a rotina da empresa e das pessoas.
Geralmente as pessoas estão mais alertas às 10 horas da manhã.
4. Envie as informações com antecedência
Todas as informações sobre a reunião como data, horário e local devem ser enviadas a todos os participantes com antecedência.
Muita gente esquece que os materiais utilizados também são importantes.
Sempre que possível, entregue os materiais necessários antes da reunião.
Assim todo mundo terá tempo para ler.
5. Pense no formato da reunião
Planejar todos os detalhes é fundamental para fazer reuniões produtivas.
Esse cuidado permite adaptar o ambiente, os equipamentos e as abordagens.
Isso otimiza o tempo e melhora a experiência de todos.
O primeiro passo é confirmar a presença dos participantes.
Caso alguém não esteja na empresa, você poderá precisar de um computador para videoconferência.
Outro ponto importante é organizar o local com base no número de participantes.
Por exemplo, talvez seja necessário adequar o layout do ambiente de modo a obter o melhor formato.
6. Elimine as distrações
O celular pode se tornar o terror das reuniões. São tantas as fontes de interrupção que fica difícil focar na reunião.
Se você achar necessário, pode pedir aos participantes que não utilizem celular durante o encontro.
Afinal, qualquer distração pode comprometer o andamento da reunião.
Então, tente encontrar estratégias para evitar a monotonia e atrair a atenção das pessoas.
Você pode variar seu tom de voz, representar ideias por meio de gestos, fazer perguntas ou pedir a opinião dos participantes.
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